[Kinh nghiệm] Các bước chuẩn bị tốt cho thực tập

Thực tập là quá trình cung cấp kinh nghiệm thực tế cho người học chuẩn bị bắt đầu một nghề nghiệp mới.

Chương trình thực tập của sinh viên là một giai đoạn chuyển tiếp giữa môi trường học tập với môi trường thực tiễn xã hội. Mục tiêu của chương trình thực tập là tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tế, gắn kết những lý thuyết đã học trong trường với môi trường hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế trong các doanh nghiệp. Mỗi chương trình thực tập đều nhằm rèn luyện cho sinh viên khả năng tư duy, ứng dụng kiến thức đã học và cập nhật những kiến thức, kỹ năng mới dành cho công việc. Sinh viên có cơ hội nâng cao tác phong làm việc chuyên nghiệp qua quá trình học, rèn luyện khả năng làm việc độc lập, tinh thần làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc.

Sau khi hoàn tất một công việc thực tập, các bạn sinh viên sẽ rút ra được nhiều bài học quí báu bổ sung cho vốn kiến thức và kỹ năng của mình cũng như giúp các bạn xác định và chọn lựa tốt nhất cho nghề nghiệp tương lai. Đây chính là bước khởi đầu cho con đường nghề nghiệp của các bạn.

Chương trình thực tập cũng là một phần trong kế hoạch phát triển nhân sự của các công ty. Thông qua quá trình đầu tư đào tạo và huấn luyện sinh viên thực tập, các công ty có thể đánh giá và chọn lựa được những nhân viên tốt làm việc trong tương lai. Thực tế cho thấy, phần lớn các bạn sinh viên hoàn thành công việc thực tập tốt thường được mời làm việc tại công ty sau chương trình thực tập.

Nhằm giúp các bạn sinh viên có được sự chuẩn bị tốt nhất, các bước hướng dẫn chuẩn bị cho một chương trình thực tập được đưa ra trong các phần dưới đây.

1. Lập danh sách các chương trình tuyển dụng thực tập

Việc tìm một công việc thực tập phù hợp chuyên ngành học là điều tương đối khó, do vậy các bạn sinh viên nên đầu tư thời gian để thu thập thông tin thực tập từ các công ty thông qua ngày hội việc làm, các diễn đàn, cổng thông tin nghề nghiệp giữa sinh viên, nhà trường và doanh nghiệp. Các bạn hãy lập danh sách các công ty có chương trình thực tập phù hợp với mình bao gồm những thông tin yêu cầu bên dưới.

Các thông tin cần thu thập:

• Thông tin về công ty
  • Tên công ty, trụ sở, địa chỉ liên lạc,
  • Phòng ban cần liên lạc, người liên lac, email, số điên thoai
  • Lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty

• Thông tin về chương trình thực tập của công ty
  • Vị trí thực tập
  • Thời gian thực tập cụ thể từ bắt đầu đến lúc kết thúc
  • Yêu cầu đề tài thực tập, yêu cầu bổ sung của công việc thực tập
  • Kiến thức và kỹ năng đòi hỏi (về kỹ thuật và kỹ năng “mềm”)
  • Bạn cũng cần tìm hiểu thêm thông tin về trợ cấp, lương cho sinh viên thực tập từ phía công ty (nếu có).

2. Chuẩn bị hồ sơ nghề nghiệp ứng tuyển vào vị trí thực tập

Mỗi công ty, mỗi vị trí thực tập thường có những yêu cầu khác nhau, do vậy các bạn phải chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển phù hợp.

• Chuẩn bị hồ sơ nghề nghiệp

Các bạn sinh viên nên chuẩn bị trước hồ sơ nghề nghiệp càng sớm càng tốt. Đó là cơ hội để các bạn nhìn lại những thành tích đã đạt được, xét lại và điều chỉnh những mục tiêu nghề nghiệp mình mong muốn đạt trong tương lai. Những thành tích, kinh nghiệm đạt được bao gồm các thành tích học tập, các hoạt động học tâp, hoạt động đoàn, xã hội bạn đã tham gia trong quá trình rèn luyện kỹ năng cứng (kiến thức và kỹ năng kỹ thuật) cũng như kỹ năng mềm (kỹ năng sống và làm việc). Các bạn nên thường xuyên cập nhật hồ sơ nghề nghiệp của mình theo từng giai đoạn học hay hoạt động xã hội.

Các bạn tham khảo các mẫu hồ sơ nghề nghiệp tại đây.

• Chuẩn bị thư ngỏ ứng tuyển thực tập

Thư ngỏ ứng tuyển vào vị trí thực tập giúp các bạn nêu rõ những điểm mạnh của mình về kiến thức, kỹ năng đáp ứng tốt cho vị trí thực tập. Các bạn cũng sẽ nêu rõ mục tiêu nghề nghiệp và lý do công việc thực tập ứng tuyển nằm trong quá trình rèn luyện và phấn đấu của bạn.

Các bạn tham khảo các mẫu thư ngỏ tại đây.

3. Nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng thực tập

• Kiểm tra lại hồ sơ nghề nghiệp, thư ngỏ ứng tuyển thực tập phù hợp với vị trí thực tập
  • Xem lại các yêu cầu cụ thể của hồ sơ ứng tuyển để chuẩn bị đầy đủ.
  • Kiểm tra tính chính xác các thông tin về công ty, vị trí ứng tuyển, địa chỉ liên lạc, v.v, để tránh những trường hợp nhầm lẫn (Ví dụ ứng tuyển vị trí thực tập của công ty này, nhưng nhầm lẫn tên đề gởi cho công ty kia, v.v.)

• Nộp hồ sơ ứng tuyển
  • Nộp hồ sơ ứng tuyển một cách chu đáo, cẩn thận là thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng, người đọc hồ sơ của bạn. Phần lớn các công ty xem đây là “vòng loại” đầu tiên để kiểm tra tính cẩn thận, chú ý đọc kỹ thông tin của ứng viên.
  • Xem lại các yêu cầu cách thức nộp đơn ứng tuyển để nộp đúng, tránh trường hợp bị loại do hồ sơ nộp không đúng cách.
  • Nếu hồ sơ được yêu cầu gởi qua email, các bạn nên chú ý gởi đúng địa chỉ email, tiêu đề của email ứng tuyển, nội dung email, các tập tin đính kèm, v.v. Và đặc biệt là địa chỉ email của bạn nên đăng ký rõ ràng bao gồm cả tên tài khoản email, họ và tên đầy đủ của bạn trong phần định danh. Các bạn nên tránh sử dụng các tên tài khoản email không nghiêm túc hay mang ý thích cá nhân, biệt danh cá nhân trong giao tiếp công việc vì sẽ gây ấn tượng không tốt đầu tiên cho người tuyển dụng và email của các bạn có nguy cơ bị chặn bởi chương trình chống thư rác của công ty.
  • Nếu hồ sơ được yêu cầu gởi qua đường bưu điện hay nộp trực tiếp tại trụ sở công ty, các bạn nên in hồ sơ nghề nghiệp, thư ngõ ứng tuyển (trong một số trường hợp, các bạn sẽ được yêu cầu hay cân nhắc nên viết tay thư ngõ ứng tuyển), photocopy các giấy tờ khác trên giấy rõ ràng, đẹp; địa chỉ gởi thư rõ ràng. Các bạn nên yêu cầu biên nhận nộp hồ sơ nếu có.

• Theo dõi việc ứng tuyển
  • Sau khi nộp hồ sơ ứng tuyển, bạn phải sẵn sàng theo dõi các phương tiện liên lạc (điện thoại, email, địa điểm đăng ký nhận thư) để công ty tuyển dụng có thể liên lạc được với bạn. Sau thời gian quy định (quy định bởi công ty tuyển dụng, hoặc là 3 – 5 ngày làm việc sau ngày hết hạn nộp hồ sơ), nếu như chưa nhận được phản hồi từ công ty tuyển dụng, bạn nên liên lạc để hỏi thăm tình trạng hồ sơ của bạn.
  • Khi nhận được hẹn phỏng vấn từ công ty tuyển dụng, bạn phải hồi đáp xác nhận bạn sẽ đến đúng hẹn phỏng vấn, hỏi xem những yêu cầu đặc biệt (nếu có) bạn cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn và lời cảm ơn.
  • Chuẩn bị sẵn sàng cho buổi phỏng vấn

4. Tham dự buổi phỏng vấn

• Chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn
  • Nắm bắt các thông tin cơ bản của công ty, tên, vị trí của người phỏng vấn
  • Đem theo một bản hồ sơ nghề nghiệp để tham khảo
  • Trang phục chỉnh tề, nghiêm túc
  • Đến trước giờ phỏng vấn 10 phút
  • Bảo đảm tay của bạn khô ráo khi bắt tay người phỏng vấn
• Tham dự phỏng vấn
  • Chào hỏi, bắt tay người phỏng vấn
  • Giới thiệu ngắn gọn về bạn trong thời gian tối đa 3 phút
  • Lắng nghe kỹ câu hỏi và trả lời đầy đủ, tránh lan man. Nếu người phỏng vấn đang nói nhiều hơn bạn khi đang hỏi bạn, điều đó có thể là bạn đã không cung cấp đầy đủ câu trả lời như họ mong đợi. Nếu bạn không chắc chắn về câu trả lời, bạn nên thành thật với người phỏng vấn về sự không chắc chắn đó.
  • Tập trung vào những điều bạn có thể làm tốt nhất cho công việc, chứ không phải những điều công ty tuyển dụng có thể làm cho bạn.
  • Tập trung vào những ưu điểm của bạn, tránh những điểm không phải là điểm mạnh của bạn, ngoại trừ được yêu cầu cụ thể từ người phỏng vấn.
  • Đặt câu hỏi với người phỏng vấn về chi tiết công việc thực tập, các yêu cầu khác của công việc thực tập, về thông tin của công ty. Bạn chỉ nên đặt ra tối đa 3 câu hỏi cho người phỏng vấn.
  • Chào và cám ơn khi ra về
  • Các bạn tham khảo thêm điều nên làm và nên tránh khi tham dự phỏng vấn.
  • Các bạn tham khảo thêm các câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng tại đây.
• Sau buổi phỏng vấn
  • Sau khi tham dự phỏng vấn, bạn nên gửi email cám ơn người phỏng vấn và công ty đã dành thời gian phỏng vấn và giải đáp những câu hỏi của bạn.
  • Theo dõi các phương tiện liên lạc (điện thoại, email, địa điểm đăng ký nhận thư) để công ty tuyển dụng có thể liên lạc phản hồi kết quả phỏng vấn. Sau thời gian quy định (quy định bởi công ty tuyển dụng, hoặc là 3 – 5 ngày làm việc sau ngày phỏng vấn), nếu như không nhận được phản hồi từ công ty tuyển dụng, bạn nên liên lạc để hỏi thăm tình trạng hồ sơ của bạn.
  • Nhận kết quả phỏng vấn: Nếu kết quả bạn được nhận công việc thực tập, bạn phải trả lời cám ơn và xác nhận sẽ tham gia công việc thực tập như yêu cầu của công ty. Nếu như kết quả không như mong đợi, bạn không đáp ứng được yêu cầu của công ty, bạn nên trả lời cám ơn công ty tuyển dụng và hy vọng sẽ tiếp tục có cơ hội làm việc với công ty trong tương lai.

5. Thực tập

Tham gia chương trình thực tập, sinh viên tìm hiểu, chuẩn bị thông tin về công việc thực tập, kiến thức ngành nghề liên quan để có thể lên kế hoạch thực hiện công việc thực tập có kết quả tốt nhất đúng với yêu cầu đặt ra. Một số kinh nghiệm giúp ích các bạn như sau:

• Nắm bắt thời gian thực tập cụ thể từ bắt đầu đến lúc kết thúc, thời gian làm việc hàng ngày theo quy định của công ty, tuân thủ triệt để nội quy của công ty.
• Nắm bắt yêu cầu chi tiết đề tài và công việc thực tập
  • Các kiến thức và kỹ năng đòi hỏi cho công việc thực tập (kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng “mềm”)
  • Yêu cầu của kết quả công việc thực tập, báo cáo thực tập (Bạn cần tìm hiểu trước mẫu báo cáo thực tập của trường, của công ty (nếu có))
  • Trách nhiệm, bổn phận cụ thể hàng ngày của bạn khi thực tập
• Lên kế hoạch làm việc chi tiết cho toàn bộ chương trình thực tập
• Bạn nên tham khảo ý kiến của người hướng dẫn và giáo viên hướng dẫn ở trường về kế hoạch của bạn và nghiêm túc tuân theo để bảo đảm đúng tiến độ công việc.
• Báo cáo định kỳ với người hướng dẫn thực tập và giáo viên hướng dẫn ở trường
• Tham khảo ý kiến, giải pháp tư vấn của người hướng dẫn, các anh chị làm việc cùng nhóm cho các vấn đề gặp phải, nhưng lưu ý là trước hết bạn phải chủ động tìm hiểu để có được ý kiến, giải pháp riêng cho mình, cho dù giải pháp đó chưa hẳn là tốt nhất.
• Hòa nhập vào bộ phận, dự án, phòng ban nơi bạn thực tập
• Bạn cần tạo mối quan hệ tốt với các anh chị làm việc nơi thực tập, bởi họ sẽ giúp hướng dẫn làm việc, hướng dẫn cách giao tiếp, cung cấp số liệu, góp ý kiến cho kết quả thực tập, báo cáo thực tập của bạn.
• Chủ động tham gia các hoạt động nhóm, hoạt động thể thao, v.v, của công ty nếu được phép.

Để việc thực tập mang lại hiệu quả cao, bạn cần phải có một sự chuẩn bị tốt không những kiến thức chuyên ngành mà còn rèn luyện các kỹ năng làm việc chuyên nghiệp. Quan trọng hơn hết, bạn hãy tận dụng mỗi cơ hội thực tập, chịu khó học hỏi, hăng hái, chú tâm trong công việc, giao tiếp tích cực và đặc biệt là phải trung thực trong công việc, chân thành trong ứng xử.

TS Nguyễn Huy Hoàng

Giám đốc chương trình hỗ trợ thực tập dành cho sinh viên